PRODUCTIVIDAD EN ALMACENES.
LA EFICIENCIA, MOTOR DE LA MEJORA CONTINUA
Juan Carlos Viela Viñarás
ED Rivas Business School
Escuela Directivos de Rivas
e-mail: secretaria@edrivas.com
Abstract
The conventional way for monitoring efficiency
in a Warehouse gives problems to understand results. There are alternative ways
of measurement which provide more reliable values. They devise new paths to
achieve substantial productivity improvements with low levels of investments,
based on new management ways.
Resumen
La manera convencional de medir
la eficiencia en el almacén plantea problemas de interpretación de resultados.
Existen fórmulas alternativas de medirla, cuyos valores son más fiables, que
abren la puerta a nuevas formas de gestión con las que se pueden conseguir
notables mejoras de productividad con bajos niveles de inversión.
La productividad se define como la
cantidad de unidades, en perfecto estado para su venta, que se producen con una
unidad monetaria de coste.
Los políticos no se cansan de
repetir que hay que aumentar la productividad para que el país sea más
competitivo y vaya mejor. Debe ser cierto lo que dicen, pues estamos siendo
invadidos por multitud de productos que se fabrican en el extranjero, los cuales
se venden más baratos que los nacionales. Muchas de las grandes marcas han
trasladado su producción a esos países en busca de productividad, es decir,
competitividad.
Se puede considerar la
productividad en el conjunto de la empresa, pero también en todos y cada uno de
sus departamentos. Todo el mundo la asocia al departamento de producción, pero,
aunque parezca extraño, ya se habla de productividad en los departamentos de
administración, informática, recursos humanos ...... e incluso en el almacén.
El almacén bien podría asimilarse
a una fábrica de automóviles en la que no salen dos vehículos consecutivos idénticos
de la línea de montaje. El almacén es una fábrica de pedidos; rara vez se
preparan dos iguales. Por el muelle salen pedidos, líneas de pedido, unidades,
cajas, bultos preparados, etc. Si en un departamento de producción se puede
medir la productividad, en un almacén también.
Calcular la productividad en un
almacén en un periodo de tiempo es una tarea sencilla. Basta con dividir el
número de unidades correctamente expedidas, ya sean pedidos, unidades, cajas,
kgs, bultos, etc (cada almacén elige la que más le conviene) entre los costes totales
en ese periodo.
Productividad = Unidades / Coste € =[Unidades/horas productivas]/[Coste €/horas productivas] =
= Eficiencia operativa / Coste unitario de los recursos
Mediante un pequeño truco
matemático se puede concluir que la productividad es el cociente de dos ratios:
la eficiencia operativa y el coste unitario de los recursos. Son los que dan
pistas para aumentar la productividad, o lo que es equivalente, reducir el
coste de la unidad producida.
El coste unitario de los recursos
se obtiene dividiendo los costes totales del almacén entre las horas
productivas de un periodo de tiempo. Representa todo lo que cuesta una hora de
trabajo dedicada a la producción. Además de los salarios, incluye todos los
demás costes que intervienen para obtener una unidad de producto terminado:
edificios y su mantenimiento, maquinaria e instalaciones, embalajes, supervisión
operativa, informática, administración, recursos humanos, etc. Idealmente, las
horas productivas deberían ser las pagadas, pero son menos, puesto que hay
absentismo y se realizan actividades que no son necesarias para preparar
pedidos.
La gestión del coste de los
recursos trata de conseguir disponer del máximo de horas productivas con el
mínimo coste, tanto fijo como variable. En la actividad diaria, los costes
fijos raramente se pueden modificar; la gestión del coste queda limitada a la
de los costes variables, y particularmente a la de la mano de obra directa. Las
horas productivas aumentan con la rebaja de tiempos improductivos dentro del
tiempo total de trabajo disponible; se trata de gestionar la mano de obra
directa desde otro prisma.
La eficiencia operativa se
calcula dividiendo las unidades producidas en un tiempo dado por las horas
empleadas. Mide la velocidad con la que se forman las unidades. Habitualmente
se confunde con la productividad. La ganancia de eficiencia suele ir asociada a
la determinación de objetivos de producción y a la consecución de incentivos.
La clave para aumentar la eficiencia radica en la mejora de los procesos operativos.
La sencillez del cálculo de la
eficiencia contrasta con los valores que arroja. Los cambios continuos en los
productos, en los patrones de demanda, en la época del año y en la situación
económica dan como resultado valores de eficiencia de la mano de obra que
oscilan fuertemente de un mes a otro y que resultan difíciles de explicar
objetivamente. Se dan muchas situaciones en las que una pérdida de eficiencia
sobre el papel oculta una ganancia real. Esto significa que hay algo más que
influye en el resultado y que es preciso conocer.
El examen de la evolución de la eficiencia
muestra muy a menudo que es positiva en momentos de mucha actividad y empeora
en épocas de poca actividad, lo cual resulta lógico. Sin embargo, aunque
resulte paradójico, en más de una ocasión se ha podido demostrar que realmente
se ha sido más eficiente en épocas adversas que en épocas favorables.
Para resolver estas situaciones existen
procedimientos que, a partir de un volumen mínimo de actividad, ponen de
manifiesto de forma objetiva la evolución de la eficiencia en el tiempo, con
independencia del nivel de actividad. También muestran que, si el proceso
productivo se ejecuta de la misma manera, la eficiencia no debe variar, cosa
lógica a todas luces.
De lo anterior se puede intuir
que estos procedimientos abren la puerta a nuevas formas de gestión de la
eficiencia, que indirectamente llevan a un aumento de la productividad. Aportan
ventajas tales como:
Ø
Su aplicación permite construir sistemas de
incentivos más justos para toda la plantilla.
Ø
Facilitan la definición de objetivos alcanzables
en un plazo de tiempo razonable.
Ø
Los responsables conocen de primera mano los
resultados de su labor.
Ø
Pronostican el límite de la eficiencia con las
actuales condiciones de trabajo.
Ø
Visualizan de inmediato el resultado de cualquier
cambio en los procesos y permiten tomar la decisión de implantarlo o
descartarlo.
Ø
Ayudan a reaccionar con rapidez ante la pérdida
de eficiencias ya consolidadas.
Ø
Animan a poner en práctica todo un caudal de ideas
de fácil ejecución que apenas requieren inversión.
Ø
Fomentan la superación de los objetivos; estar
por delante de los competidores da tranquilidad en el futuro.
Esto conduce a pensar que son la
base para conocer objetivamente los resultados de los esfuerzos que se hacen en
pos de la mejora continua.
Ponerlos en marcha precisa del
compromiso y seguimiento de la dirección, así como de la formación de los
responsables operativos en la utilización de herramientas novedosas que amplían
sus posibilidades de gestión.
Los resultados que su
implantación ha proporcionado en la práctica se traducen en reducciones de mano
de obra directa comprendidas entre el 10 y el 20 % en cortos plazos de tiempo,
con bajos niveles de inversión y sin merma en la calidad de lo producido.
Además, han puesto de manifiesto la verdadera valía de los gestores en su
puesto de trabajo.
La mayoría de los almacenes han
enfocado la mejora de la productividad hacia la gestión del coste de los
recursos. Durante unos años esta estrategia ha dado resultado y les ha
permitido sobrevivir. Sin embargo, han perdido magníficas oportunidades de
mejorar su posición competitiva.
Algunos expertos opinan que esta
forma de gestión está agotada. Se ha presionado tanto en reducir el coste de
los recursos, que se corre el peligro de no disponer de ellos. La mejora de la
productividad pasa por potenciar e incrementar la eficiencia operativa
conseguida; un camino desconocido para algunos y abandonado por otros.
La implantación de nuevos
procedimientos de medida de la eficiencia de la mano de obra, unidos a un mayor
control de los resultados y una formación adecuada de los gestores, facilitará,
sin duda, una ganancia notable en la productividad, y sentará las bases para progresar
en la mejora continua. Los resultados serán palpables si van acompañados de
medidas que afecten a los costes, las horas productivas o las unidades
producidas. En este terreno no hay soluciones mágicas que valgan para todo; cada
almacén tiene que encontrar sus propios procedimientos de medida y sus propias
soluciones.
